在傳統(tǒng)文件管理中，人工查找、盤點檔案如同“大海撈針”，耗時耗力且易出錯。而RFID（無線射頻識別）技術的出現(xiàn)，正以“秒級定位”的顛覆性能力，重塑文件管理新范式。
RFID技術的核心在于電子標簽、讀寫器與天線的協(xié)同。每份文件貼上超高頻電子標簽，存儲唯一編號、名稱、存放位置等信息，標簽耐腐蝕、抗干擾，可長期附著于文件盒。當文件放入智能柜時，嵌入式讀寫器通過天線覆蓋柜體空間，實時掃描標簽并更新狀態(tài)至系統(tǒng)后臺；借閱時，系統(tǒng)通過標簽定位檔案所在柜層，管理人員直接開柜取件，查找時間從傳統(tǒng)方式的20分鐘縮短至3分鐘。
以某文化館古籍檔案管理為例，采用RFID手持機盤點時，設備通過內(nèi)置天線批量讀取檔案標簽信息，與系統(tǒng)數(shù)據(jù)比對后自動標記異常。原本需2天的盤點工作縮短至4小時，且誤差率為零。某企業(yè)人事部應用RFID智能柜后，檔案盤點準確率從92%提升至99.9%，1000份檔案的盤點僅需8秒。
RFID技術的優(yōu)勢不僅在于效率提升。其加密傳輸功能可防止機要檔案借閱記錄被篡改，非法離庫自動報警，責任人實時記錄；電子標簽信息容量大、可重復擦寫，支持動態(tài)更新檔案屬性；穿透性通信能力讓疊放文件也能被精準識別，避免錯架、漏盤。
從政府機關的機要文件管理，到企業(yè)人事檔案的快速調(diào)取，從學校圖書館的古籍保護，到金融行業(yè)的客戶資料追蹤，RFID智能柜正以“一柜知所有”的精準掌控力，成為現(xiàn)代文件管理的“數(shù)字管家”。隨著5G與物聯(lián)網(wǎng)技術融合，RFID檔案柜將更智能、更穩(wěn)定，持續(xù)推動文件管理向高效化、安全化、智能化躍遷。
